حدد جهتي الاتصال
حدد الشخص الذي يرتب الحجز والشخص الذي يسافر. قدم وسيلة اتصال بالراكب تعمل يوم السفر، مع رمز الاتصال الدولي. وجّه الأسئلة المتعلقة بالفواتير إلى المنظم إذا كان هذا هو الترتيب المتفق عليه.
انقل الإرشادات العملية
أرسل إلى المسافر وقت الاستقبال وتعليمات اللقاء والرقم المرجعي. لا ترسل بيانات اعتماد الدفع أو معلومات شخصية لا صلة لها بالرحلة. تأكد من معرفة المسافر بالجهة التي ينبغي التواصل معها إذا تغيرت الرحلة الجوية أو الوجهة.
نسق التحديثات من خلال ترتيب واحد
اتفقوا على من سيبلغ عن التغييرات في خدمة النقل. إذا أرسل كل من المنظم والراكب تحديثات، فتأكدوا من أنها تشير إلى برنامج الرحلة المؤكد نفسه. تقلل رسالة واحدة موحدة من الالتباس.
