یک خلاصه واحد برای سفر تهیه کنید
نشانی‌ها، راه‌های تماس مسافران و زمان قرارها را در یک پیام قرار دهید. در محوطه شرکت، ورودی مراجعان را مشخص کنید؛ ممکن است با نشانی دفتر ثبت‌شده تفاوت داشته باشد. فقط اطلاعات تماس لازم برای سفر را به اشتراک بگذارید.
برای سفرهای چندتوقفی ترتیب مشخص کنید
هر توقف را به‌ترتیب همراه با زمان‌های درخواستی فهرست کنید. روشن کنید به سفرهای جداگانه نیاز دارید یا یک رزرو پیوسته. انتظار و توقف‌های اضافی باید از قبل توافق شوند و خودکار در پیشنهاد قیمت گنجانده نمی‌شوند.
صورت‌حساب و تغییرات را آماده کنید
جزئیات درخواستی صورت‌حساب و یک شماره مرجع داخلی را از قبل ارائه دهید و تأیید درج آن‌ها را بگیرید. اگر جلسه جابه‌جا شد، شماره مرجع رزرو، زمان اصلاح‌شده و نشانی تغییرکرده را با هم بفرستید. برنامه سفر متفاوت ممکن است به پیشنهاد قیمت اصلاح‌شده نیاز داشته باشد.
