Placer l’essentiel en premier
Inscrivez en tête la référence, la date et l’heure locales de prise en charge, l’itinéraire complet et les coordonnées du passager. Placez les échanges antérieurs sous ces informations essentielles pour que le nouvel organisateur puisse identifier rapidement le programme actuel.
Distinguer les éléments convenus des demandes
Signalez clairement toute demande non confirmée. Un arrêt proposé ou un changement de véhicule ne doit pas apparaître comme une instruction convenue. Ajoutez à la note un lien vers la confirmation actuelle et retirez les anciennes versions du dossier de passation en cours.
Garder une trace des modifications
Lorsque l’itinéraire change, notez ce qui a changé et quelle confirmation remplace la version précédente. Communiquez uniquement les informations nécessaires au transfert ; les identifiants de paiement et les documents des passagers sans rapport avec le trajet n’ont pas leur place dans la passation.
