आवश्यक बातें सबसे पहले रखें
सबसे ऊपर संदर्भ, पिकअप की स्थानीय तारीख और समय, पूरा मार्ग तथा यात्री का संपर्क लिखें। पृष्ठभूमि का पत्राचार इन आवश्यक बातों के नीचे रखें ताकि अगला आयोजक मौजूदा योजना को जल्दी पहचान सके।
सहमत विवरण और अनुरोध अलग रखें
अपुष्ट अनुरोध को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें। सुझाया गया ठहराव या वाहन परिवर्तन सहमत निर्देश की तरह नहीं दिखना चाहिए। मौजूदा पुष्टिकरण का लिंक नोट में जोड़ें और पुराने हो चुके प्रारूपों को वर्तमान हस्तांतरण से हटा दें।
बदलाव का रिकॉर्ड स्पष्ट रखें
यात्रा कार्यक्रम बदलने पर दर्ज करें कि क्या बदला और कौन-सा पुष्टिकरण पुराने संस्करण की जगह लेता है। केवल ट्रांसफ़र के लिए आवश्यक जानकारी साझा करें; भुगतान के गोपनीय विवरण और यात्री के असंबंधित दस्तावेज़ हस्तांतरण में शामिल नहीं होने चाहिए।
