यात्रा का एक विवरण तैयार करें
पते, यात्रियों के संपर्क और मुलाकातों के समय एक संदेश में लिखें। कंपनी परिसर के लिए आगंतुकों का प्रवेश द्वार बताएँ; वह पंजीकृत कार्यालय के पते से अलग हो सकता है। केवल यात्रा के लिए आवश्यक संपर्क विवरण साझा करें।
कई ठहराव वाली यात्राओं का क्रम बनाएँ
हर ठहराव को माँगे गए समय के साथ क्रमवार लिखें। स्पष्ट करें कि आपको अलग-अलग यात्राएँ चाहिए या एक लगातार बुकिंग। प्रतीक्षा और अतिरिक्त ठहराव पहले से तय करने होते हैं; वे किसी प्रस्ताव में अपने आप शामिल नहीं होते।
बिल और बदलाव की तैयारी करें
चाहे गए बिल विवरण और आंतरिक संदर्भ पहले से दें तथा उनके शामिल होने की पुष्टि लें। यदि मुलाकात का समय बदलता है, तो बुकिंग संदर्भ, संशोधित समय और बदला हुआ पता एक साथ भेजें। अलग यात्रा कार्यक्रम के लिए संशोधित प्रस्ताव की आवश्यकता हो सकती है।
