दो भूमिकाएँ, दो विवरण
यात्री को पिकअप की जानकारी चाहिए; लेखा विभाग को सही बिलिंग पता चाहिए। दोनों भूमिकाएँ अलग-अलग बताएँ। कंपनी का नाम और पूरा बिलिंग पता ठीक उसी तरह लिखें जैसे वे बाद में रसीद पर दिखने चाहिए।
आंतरिक संदर्भ जोड़ें
यदि आपकी कंपनी लागत केंद्र या ऑर्डर संख्या का उपयोग करती है, तो बुकिंग पूरी करने से पहले उसे दें। पूछें कि वांछित भुगतान और बिल का तरीका उपलब्ध है या नहीं। केवल कंपनी का नाम देने से बाद में बिल के आधार पर भुगतान की सहमति नहीं बनती।
रसीद और यात्रा का मिलान करें
यात्रा के बाद रसीद पर तारीख, मार्ग और राशि जाँचें। मिलान के लिए पुष्टिकरण सँभालकर रखें। सुधार के लिए संदर्भ संख्या और जिस सटीक फ़ील्ड को बदलना है, वह बताएँ।
