Coloque os dados essenciais em primeiro lugar
Escreva no início a referência, a data e hora locais da recolha, o percurso completo e o contacto do passageiro. Mantenha a correspondência anterior abaixo destes dados essenciais, para que o próximo organizador identifique rapidamente o plano atual.
Separe os detalhes acordados dos pedidos
Identifique claramente um pedido não confirmado. Uma paragem ou alteração de veículo sugerida não deve aparecer como uma instrução acordada. Associe a confirmação atual à nota e retire os rascunhos substituídos da documentação ativa da passagem de informação.
Mantenha as alterações rastreáveis
Quando o itinerário mudar, registe o que mudou e qual a confirmação que substitui a versão anterior. Partilhe apenas as informações necessárias para o transfer; as credenciais de pagamento e os documentos do passageiro sem relação com a viagem não devem fazer parte da passagem de informação.
